Permasalahan yang Terjadi
Belakangan ini, internet sudah menjadi kebutuhan mendasar bagi suatu perusahaan. Kebutuhan ini tidak hanya dimiliki oleh perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam bidang teknologi informasi saja, tapi juga oleh perusahaan-perusahaan lainnya yang bisa jadi sama sekali tidak ada hubungannya dengan teknologi informasi.
Internet untuk saat ini dipakai dengan tujuan untuk mendukung bisnis perusahaan. Sebuah industri pembuatan sepatu tentunya ingin dapat berhubungan dengan suplier-suplier dan distributor-distributornya dengan cepat dan murah. Ada sejumlah cara bagi industri sepatu tersebut untuk melakukan hubungan dengan suplier atau distributornya, mulai dari e-mail, aplikasi web (HTTP), chatting atau cara lainnya.
Akan tetapi, implementasi penggunaan internet ini tidaklah selamanya bermanfaat untuk mendukung bisnis suatu perusahaan. Penggunaan e-mail yang tujuan dasarnya untuk kemudahan komunikasi internal ataupun eksternal terkadang justru dipakai oleh sejumlah karyawan untuk mengikuti mailing-list yang sama sekali tidak ada hubungannya dengan bisnis perusahaan. Atau juga penggunaan akses HTTP port justru malah dipakai untuk mendownload file-file yang hanya memenuhi tujuan pribadi karyawan itu.
Internet Sebagai Sumber Daya
Karena dipakai untuk mendukung bisnis perusahaan, internet bisa jadi merupakan sebuah fasilitas yang strategis yang keberadaannya sangat diharapkan. Perusahaan tentunya ingin agar fasilitas ini selalu dapat bekerja secara optimal. Dengan demikian, perusahaan perlu menempatkan fasilitas internet ini sebagai sumber daya (resource) yang sangat penting bagi perkembangan bisnis.
Suatu perusahaan perlu melakukan pengelolaan sumber-sumber dayanya dengan bijaksana, tak terkecuali sumber daya internet. Pengelolaan ini dimaksudkan agar pemanfaatannya tidak salah sasaran. Jadi dalam hal ini, diperlukan pemahaman yang tepat bagi manajemen level atas untuk membuat kebijakan-kebijakan tertentu yang ditujukan untuk mengelola sumber daya internet ini.
Pertanyaan yang muncul adalah bagaimana caranya mengelola sumber daya internet? Ada sejumlah langkah yang dapat ditempuh untuk mengelola sumber daya internet, mulai dari pengelolaan e-mail, akses web, sampai penggunaan internet untuk chatting.
Manajemen E-Mail
E-mail seringkali digunakan sebagai media komunikasi yang efektif untuk melakukan komunikasi, baikinternal perusahaan maupun eksternal. Keterlambatan pengiriman atau penerimaan e-mail tentunya akan sangat mengganggu fungsi bisnis dan produktivitas perusahaan. Perusahaan tentunya mengharapkan agar mail server dapat berkerja secara optimal selama 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu.
Mengelola e-mail bukan berarti melakukan filtering satu per satu semua e-mail yang keluar atau yang masuk. Mengelola e-mail jangan sampai justru malah menjadi penghambat media komunikasi ini, atau malah mengganggu aktivitas perusahaan seharusnya.
Ada banyak langkah yang dapat diambil untuk mengelola e-mail. Semua langkah sebaiknya dilakukan secara otomatis oleh sistem mail server yang ada. Langkah-langkah yang dapat ditempuh di antaranya adalah:
- melakukan filter terhadap attachment, baik yang masuk maupun yang keluar. Filtering dapat dilakukan baik terhadap ukuran, isi file (content), atau dengan virus detector.
- melakukan filter terhadap nama domain pengirim dari e-mail yang masuk. Terkadang langkah ini harus ditempuh untuk menghindari e-mail spam dan mengelola traffic e-mail.
- melakukan filter terhadap subject e-mail. Langkah ini juga dapat ditempuh untuk menghindari spam atau membatasi traffic e-mail.
Manajemen Akses Web
Seringkali perusahaan memfasilitasi karyawannya dengan akses web. Fasilitas ini sangat dibutuhkan misalnya saja untuk mencari rekanan bisnis atau peluang-peluang yang barangkali dapat dimanfaatkan untuk memajukan perusahaan. Fasilitas ini juga harus dikelola dengan sebaik-baiknya karena bandwidth yang disewa oleh perusahaan juga terbatas jumlahnya.
Langkah yang dapat ditempuh untuk mengelola penggunaan akses web antara lain adalah sebagai berikut:
- melakukan filter terhadap URL dan nama domain tertentu. Langkah ini diperlukan untuk menghidari penggunaan akses web yang tidak ada hubungannya dengan kebutuhan atau fungsi perusahaan.
- menjalankan akses web melalui proxy authentication. Langkah ini diperlukan untuk menjaga agar akses web tidak dipakai oleh sembarang orang. Selain itu juga agar penggunaan akses web dapat dilacak dan dievaluasi dengan mudah.
Manajemen Akses Protokol Internet Lainnya
Ada banyak protokol komunikasi internet yang dapat digunakan selain yang disebutkan di atas. Misalnya saja adanya Yahoo! Messenger, GoogleTalk, Internet Relay Chat, Skype, dan lain sebagainya. Hal-hal semacam ini juga perlu dikelola, mana yang diperbolehkan, mana yang tidak diperbolehkan.
Kesimpulan
Internet merupakan suatu sumber daya perusahaan yang harus dikelola agar penggunaannya dapat dilakukan secara optimal untuk mendukung fungsi-fungsi bisnis perusahaan.